Sebanyak 72 mahasiswa Program Studi Kearsipan Digital Universitas Padjadjaran (Unpad) melakukan visitasi ke Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), di Gedung Kementerian PANRB Kawasan Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, Senin (12/6/2023).
semarak.co-Dalam kesempatan tersebut, para mahasiswa mempelajari aplikasi arsip digital kepegawaian, yaitu sistem informasi kepegawaian dan e-office. Saat ini digital bukan lagi menjadi suatu keharusan tetapi menjadi suatu kebutuhan.
Sekretaris Kementerian PANRB Rini Widyantini menyampaikan bahwa untuk mempelajari arsip digital maka diperlukan pengetahuan dasar hukum mengenai digital kearsipan. Ada beberapa terkait kebijakan mengenai dasar hukum digital, seperti Peraturan Presiden (Perpres) No. 95/2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Digital (SPBE).
“Jadi, kalau kalian belajar mengenai digital arsip nasional, maka harus tau dahulu basic mengenai kebijakan,” ujar Rini dirilis humas usai acara melalui WAGroup JURNALIS PANRB, Senin malam (12/6/2023).
Untuk diketahui, Kementerian PANRB saat ini juga tengah melakukan transformasi digital melalui SPBE. Dijelaskan juga, payung hukum digitalisasi ini semakin diperkuat dengan ditandatanganinya Perpres tentang Arsitektur SPBE pada Desember 2022, dimana Kementerian PANRB menjadi salah satu koordinatornya.
“Di dalamnya itu, salah satunya bagaimana mengelola tata kelola administrasi pemerintahan, dan juga administrasi pemerintahan. Ini salah satunya lagi, kita akan membangun bagaimana agar kementerian dan lembaga itu supaya bisa berinteroperabilitas, bisa saling ngobrol,” tutur Rini.
Komitmen tersebut terus diperkuat. Menurut Rini, pegawai di lingkungan Kementerian PANRB sudah menggunakan aplikasi untuk berkomunikasi, dan hanya menggunakan kertas untuk hal-hal tertentu. Sementara itu dalam pengelolaan arsip kebijakan, Kementerian PANRB menggunakan aplikasi umum bidang kearsipan.
Yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Hal tersebut juga sebagai bagian dari penyelenggaraan SPBE. Selain itu, Rini juga menerangkan bahwa dalam keamanan digitalisasi kearsipan, Kementerian PANRB bekerja sama dengan Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).
“Saya juga ingin menginformasikan bahwa Kementerian PANRB tidak sendiri tentunya untuk membangun ini kita juga bekerja sama dengan BSSN, jadi tidak perlu khawatir kita selalu membangun bagaimana tata kelolanya dan security-nya juga,” ungkapnya.
Dalam kesempatan tersebut, beberapa materi juga disampaikan oleh para narasumber yang ahli dalam bidangnya. Adapun materi yang disampaikan terkait arsip digital kepegawaian di lingkup Kementerian PANRB, seperti aplikasi e-Office Kementerian PANRB, penyelenggaraan kearsipan, dan aplikasi sistem informasi kepegawaian.
Sebagai informasi, e-Office Kementerian PANRB dibangun sejak 2013. Aplikasi ini digunakan untuk pencatatan surat masuk dengan mekanisme surat yang datang di-scan, untuk kemudian disampaikan secara sistem kepada penerima.
Selanjutnya, di 2017 dibangun portal SMART PANRB, yang didalamnya terdapat beberapa fitur, termasuk fitur persuratan. Pada fitur tersebut, terdapat fungsi maker-checker-signer, yang dapat saling berkomunikasi hingga ke penerima surat (penerima disposisi).
Kemudian di 2023, dilakukan re-branding portal SMART PANRB menjadi MAPANRB, dengan fokus pengembangan pada pembaruan bahasa pemograman, penggunaan tanda tangan elektronik, serta aplikasi versi mobile.
Dosen Kearsipan Digital Universitas Padjadjaran Abdul Hapid menyampaikan rasa terima kasihnya kepada Kementerian PANRB. Ia berharap para mahasiswa mendapat pengalaman baru terkait pengelolaan arsip digital terutama di bidang kepegawaian.
“Jadi mungkin nanti bagi adik-adik mahasiswa lebih kepada best practice di lapangan, walaupun kita ketahui bersama bahwa institusi pemerintahan daerah maupun lembaga itu formatnya sama, tetapi masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda, tergantung dari levelnya masing-masing,” pungkasnya.
Di bagian lain, pengelolaan kinerja pegawai menghendaki adanya peningkatan kinerja dari seorang pegawai untuk dapat selalu memenuhi ekspektasi pimpinan yang selalu berkembang. Ekspektasi pimpinan yang berubah dinamis dapat dipenuhi dengan pemberian umpan balik lewat dialog kinerja yang intens.
Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PANRB Alex Denni mengatakan, “Dialog kinerja yang dimaksud bukan sekadar pertemuan pimpinan dengan pegawai tetapi lebih menekankan pada dialog yang intens dan berkelanjutan. Untuk itu, pimpinan harus mampu menumbuhkan keterikatan (engagement) dengan pegawainya.”
Selain untuk memenuhi ekspektasi pimpinan, kata Alex, dialog kinerja antara pimpinan dan pegawainya juga dalam rangka memastikan kinerja setiap pegawai berkontribusi terhadap pencapaian target kinerja organisasi.
Menurut Alex, tidak ada satupun pegawai yang tidak berkontribusi dalam pencapaian target kinerja organisasi. “Kita analogikan dengan pemain sepak bola dan kesebelasannya. Yang diutamakan bukanlah gol yang dicetak pemainnya, tetapi kemenangan kesebelasannya.
Hal itu berarti, di atas kinerja individu, sebenarnya yang paling diutamakan adalah kinerja organisasi” ujar Alex saat menjadi narasumber pada Kegiatan Pemahaman Konsep dan Implementasi Manajemen Kinerja di Lingkungan Kementerian PANRB Sesuai dengan PermenPANRB No. 6 Tahun 2022, Senin (12/6/2023).
Kesempatan sama, Sekretaris Kementerian PANRB Rini menjelaskan sosialisasi internal ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran, masukan kondisi dan kepentingan pemerintah dalam pelaksanaan kebijakan SDM aparatur, terutama dalam pelaksanaan PermenPANRB No. 6/2022 di lingkungan Kementerian PANRB.
Rini berharap kesempatan ini betul-betul dimanfaatkan para pejabat pimpinan tinggi dan pegawai untuk menggali lebih dalam PermenPANRB No. 6/2022. “Sebagai pembuat kebijakan, kita di internal juga sudah harus paham betul kebijakan tersebut dan menerapkan dengan baik,” tutur Rini dirilis humas usai acara melalui WAGrop JURNALIS PANRB, Senin malam (12/6/2023).
PermenPANRB No. 6/2022 memutakhirkan berbagai hal yang tidak maksimal dilakukan pada peraturan sebelumnya. Hadirnya ini juga mengakomodasi dinamika kebijakan penyederhanaan birokrasi, sehingga terdapat mekanisme kerja yang lebih lincah (agile). (fik/rum/hm/smr)
